3 herramientas simples de automatización moderna para implementar en tu empresa
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Introducción
En mis años como Gerente de Proyectos me veía constantemente en la necesidad de buscar herramientas que le hicieran más fácil la vida al equipo de trabajo. Desde hacer pequeñas aplicaciones internas, hasta crear automatizaciones que nos ayudarán a saltar pasos de nuestro proceso.
La realidad es que no siempre tenía el tiempo de estar en constante exploración de las mejores herramientas, casi siempre buscaba lo que tuviera a la mano y ejecutaba la herramienta. En muchos casos, como he visto que pasa en las empresas de nuestros clientes es el acudir a Excel o Google Sheets.
En esta publicación quiero compartir 3 herramientas que me parecen muy simples de utilizar y que les pueden ahorrar una gran cantidad de horas de trabajo en su día a día. Las 3 herramientas son Make.com, Airtable y OpenAI. Claramente no las incluí todas, así que también para los más curiosos les dejo algunas menciones importantes como: Zapier, Glide, Power Automate, n8n y Notion.
Estas son herramientas que utilizamos en el día a día en RedFox y simplemente han transformado la forma en la que operamos.
Make.com
¿Qué es y para qué sirve?
Los procesos lineales son aquellos en los que las tareas se ejecutan en una secuencia específica, una después de la otra. Cada tarea debe completarse antes de que la siguiente pueda comenzar, y no hay desviaciones en el flujo de trabajo.
Beneficios
Interfaz simple de utilizar y no requiere conocimientos técnicos
Automatización muy potente sin utilizar código (o muy poco en casos avanzados)
Precio basado en el uso de operaciones y no cantidad de usuarios o escenarios activos
Base de datos simple para guardar información
Uso de webhooks y mailhooks integrados
Ejemplos de uso
Automatiza el cobro de facturas
Digamos que tenemos un listado de facturas pendientes de pagar por parte de nuestros clientes. Si tenemos esta información en nuestro sistema contable, podemos utilizar Make.com para que corra cada 15 días y envíe un email de recordatorio de pago para las facturas que están vencidas. Podemos llevar esta automatización al siguiente nivel y decir que si la fecha de vencimiento es mayor a X cantidad de días, envíe un correo a los responsables internos para que le den seguimiento personalmente.
Automatiza la recepción de pedidos
El uso de inteligencia artificial nos abre una capa de automatización espectacular. Supongamos que tenemos un email para recibir requerimientos de pedidos (pedidos@miempresa.com). Utilizando Make.com podemos configurar que cada vez que se reciba un correo se mande el contenido a OpenAI (Ver siguiente herramienta) analice el contenido y extraiga la información importante, para luego enviar y crear un Lead en nuestro CRM. Incluso podemos vincularlo directamente con el cliente adecuado utilizando el email que envió el pedido.
Automatiza la asignación de vendedores
Supongamos que recibimos requerimientos de información comercial a nuestra empresa por medio de un formulario desde nuestra página web. Utilizando Make.com podemos recibir esta información, mandarla a OpenAI para depurar e incluso hacer un resumen del requerimiento, mandar a crear un Lead en nuestro CRM y al mismo tiempo asignarla al vendedor que le toca, asegurándonos de que cada uno recibe un Lead de forma consecutiva. Para luego mandar un correo electrónico a nuestro cliente poniendo en copia al vendedor e invitarlos a iniciar una conversación.
¿Cómo puedo empezar a utilizarlo?
Algo excelente de Make.com es que cuenta con una versión gratuita para aprender a utilizarlo. Pueden utilizar este link para crear una cuenta y empezar a utilizar. También pueden revisar nuestro video introductorio a automatizaciones donde hacemos un ejemplo utilizando Make.com.
Airtable
¿Qué es y para qué sirve?
La forma más fácil de explicar Airtable, es decir que es un Excel en esteroides. Simplemente es la evolución de las hojas de cálculo y actualmente tienen una cantidad de funcionalidades que, me atrevo a decir, pueden reemplazar casi cualquier sistema si se implementa de forma adecuada. Además me parece que es una excelente herramienta de inicio para prototipar procesos nuevos, prototipar aplicaciones internas o incluso crear un MVP de forma muy rápida.
Airtable al igual que en hojas de cálculo nos permite crear tablas y bases (algo así como bases de datos), con la peculiaridad que nos permite establecer entre diferentes tipos de datos para nuestras columnas, ayudando con el proceso de validación y errores. Así mismo nos ofrece poder ver esta información utilizando diferentes tipos de vistas como tablas, Kanban, Galería, Gantt, entre otros. Estos nos permiten operar y darle superpoderes a nuestra información. Así mismo nos permite establecer permisos y fórmulas avanzadas. Adicionalmente cuenta con automatizaciones integradas (al estilo Make o Zapier), un creador de interfaces (para hacer aplicaciones internas) e integración con aplicaciones externas de forma automática.
Beneficios
Altamente flexible y personalizable
Fácil de usar e implementar
Colaboración en tiempo real con otras personas
Automatizaciones e interfaces integradas
Uso de webhooks y mailhooks integrados
Ejemplos de uso
Crear tu propio CRM
Si estás buscando un CRM flexible, Airtable puede ser una excelente opción. Puedes crear en una misma base una tabla de clientes y una tabla de oportunidades. Puede generar una vista tipo Kanban y configurar los diferentes estados de tus leads. Puedes configurar campos personalizados para la información de tus clientes e ir tan granular como sea necesario. Como extra podrías tener una tabla de productos y relacionarla con tus leads y mantener toda esta información conectada.
Digitalizar un flujo de trabajo
Si tiene un proceso lineal dentro de tu empresa que pasa por diferentes estados y necesita almacenar cierta cantidad de información, puede utilizar Airtable configurando una tabla específica para esto. Le puedes configurar campos personalizados de acuerdo a tus necesidades y configurar los diferentes estados por los que debe pasar tu proceso. Adicionalmente incluso puedes crear alertas personalizadas o alguna otra automatización más personalizada.
Aplicación interna para solicitudes de pago
Como en toda empresa, siempre existe el proceso de solicitar pagos a contabilidad o tesorería. Este es un proceso que por lo regular se hace por medio de correo electrónico y tiende ser muy ineficiente, con cero trazabilidad y visibilidad de flujos, o peor aún se presta a errores de pagos duplicados. Podemos utilizar Airtable para generar una tabla de pagos por realizar, asignando diferentes estados y creando campos personalizados para cargar documentos o información de los proveedores. Así mismo podemos crear una interfaz clara donde podemos tener trazabilidad según sus estados y tiempos establecidos.
¿Cómo puedo empezar a utilizarlo?
Airtable tiene una cuenta gratuita que tiene casi todas las funcionalidades de las cuentas de paga y te permite empezar a probar la plataforma de forma gratuita. Puedes ver nuestro video introductorio a Airtable para empezar a utilizar.
OpenAI
¿Qué es y para qué sirve?
OpenAI es una empresa que ha sido la punta de lanza en crear modelos generativos de inteligencia artificial, aunque no hago referencia a un producto específico de la empresa, voy a explicar algunos de los usos orientados a automatizar que se pueden implementar. La empresa ofrece varios servicios interesantes utilizando inteligencia artificial y que nos pueden ayudar a solucionar algunas ineficiencias en nuestros procesos. Desde generación de contenido, clasificación, resumir, transcribir audios o incluso leer documentos son algunos de los procesos que podemos automatizar.
Beneficios
Fácil de implementar en el día a día
No requiere código, solamente instrucciones de texto
Opción de API para conectarlo con otras automatizaciones
Posibilidad de crear asistentes pre-entrenados con información
Hacer análisis de datos simples
Ejemplos de uso
Resumir documentos
Una de las funciones más útiles de los modelos de AI es poder resumir información de forma concreta. Supongamos que tenemos una serie de documentos de los cuales necesitamos extraer o resumir información. Podemos utilizar ChatGPT (uno de los productos de OpenAI) para resumir su contenido y extraer solo la información importante. Podemos cargar los documentos directamente en el chat o incluso conectarlo por medio de API para extraer los documentos desde otra plataforma.
Clasificar encuestas de acuerdo a sus respuestas
Asumamos que tenemos una serie de encuestas por parte de nuestros clientes en una base de datos donde tenemos almacenadas todas las respuestas. Algunas de estas respuestas probablemente son textos que tendríamos que analizar manualmente para determinar si son comentarios positivos, negativos o neutrales. Podemos utilizar una integración entre Make y OpenAI para mandar individualmente cada una de las respuestas y clasificarlas de acuerdo a un criterio preestablecido.
Extraer información de un PDF e ingresarlo en una base de datos
Una de las cualidades que muy poco se habla de ChatGPT es la funcionalidad de “Visión”, esta se usa cuando le mandamos una imagen o un documento PDF al modelo y es capaz de extraer información específica. Si asumimos que tenemos algunos documentos en un folder que necesitamos digitalizar, podemos crear una automatización utilizando Make y el API de OpenAI para extraer el texto por cada documento y luego unificarlo en un solo documento. Adicionalmente, podríamos subir esta información directamente a nuestro sistema o base de datos.
¿Cómo puedo empezar a utilizarlo?
El producto de OpenAI más accesible para empezar es ChatGPT, si no lo has utilizado aún puedes utilizar este link (https://openai.com/chatgpt/). También puedes ver nuestro video introductorio a ChatGPT para gerentes.
Conclusión
Seleccioné las 3 herramientas que considero son las más fáciles y simples de implementar, con la idea de poder democratizar el acceso a la tecnología. Mi visión es que cualquier persona pueda crear sus propias automatizaciones y conexiones entre sistemas, si se vuelve complejo, siempre estoy abierto a ayudar. Existen muchas más herramientas de automatización, lo importante es mantener una visión de automatizar lo repetitivo para poder enfocarnos en lo estratégico e importante.
