Introducción
La palabra transformación digital se ha convertido en un “Buzzword”, una palabra que se usa para hablar de digitalización, experiencia al cliente y otros temas relacionados. La realidad es que es una frase muy amplia que puede significar muchas cosas. Para el contexto de este post y para los alcances que manejamos dentro de RedFox vamos a definir la transformación digital como el proceso constante de mejora contínua que consiste en implementar estrategias digitales para cumplir objetivos específicos dentro de nuestra organización.
En este post voy a explicar cómo armar un plan de transformación digital simple para tu empresa y cómo implementarlo. Voy a compartir algunos de los formatos que utilizamos y métodos para tener un plan sólido para tu empresa. Toma en cuenta que cómo todo lo que hacemos, los planes cambian y debe estar diseñado para cambiar constantemente a medio camino.
¿Qué es un plan de transformación digital?
En términos simples un plan de transformación digital es una hoja de ruta que nos ayuda como guía para integrar nuevas tecnologías, automatizar o digitalizar procesos, mejorar procesos o implementar nuevas metodologías. Parte de la estrategia general de la empresa y sus objetivos. En base a esta estrategia y objetivos definimos en qué puntos de la empresa nos queremos enfocar a eficientizar en un plazo específico. Teniendo esto, ya podemos diseñar proyectos de implementación que se adapten a estas necesidades. Al tener definidos estos proyectos, sus costos y tiempos de implementación podemos tener un plan claro de en qué debemos enfocarnos.
¿Necesito un plan de transformación digital?
La respuesta corta es sí, pero es necesario analizar un poco más para responder esta pregunta. Depende de muchos factores que principalmente vienen de la estrategia de la empresa, sector empresarial y la visión de sus líderes.
Situaciones en las que es necesario
Ineficiencias en procesos internos
Si los procesos manuales consumen tiempo y recursos, la automatización puede mejorar la eficiencia, los márgenes de operación y el resultado financiero. No llevar a cab o este proceso permite que la competencia pueda avanzar con una ventaja competitiva fuerte.
Alta dependencia de personal
Si la operación de la empresa se basa en el conocimiento de una persona y no en sus procesos internos, se tiene un alto riesgo operativo y una limitante de escalabilidad.
Dificultades para adaptarse al mercado
Empresas que luchan por mantenerse al día con los cambios tecnológicos y las demandas del mercado. Principalmente sucede cuando empresas que tienen años de existir y han funcionado de la misma manera durante años, se ven impulsadas por su competencia a mejorar sus procesos de operación.
Falta de integración de sistemas
Cuando los datos y sistemas no están bien conectados, lo que lleva a redundancias y errores. Cuando la digitalización no es suficiente debemos recurrir a integrar nuestros sistemas de información para poder tener una operación confiable y eficiente.
Baja satisfacción del cliente
Productos o servicios desactualizados que no cumplen con las expectativas del cliente. Los clientes están acostumbrados a utilizar productos digitales que ofrecen respuestas inmediatas y operan a una alta velocidad. Si la operación de la empresa utiliza métodos tradicionales, será difícil cumplir con estas demandas del mercado sin una transformación real.
Situaciones en las que podría no ser necesario
Procesos ya automatizados y eficientes
Empresas con sistemas digitales robustos que ya optimizaron sus operaciones a nivel que ya implementaron procesos de mejora continua de forma interna.
Modelo de negocio sin grandes beneficios digitales
Si la naturaleza del negocio no se beneficia significativamente de la digitalización. Existen algunos casos donde digitalizar la operación realmente no ofrecerá ni una mejora operativa, ni una ventaja competitiva.
Operación en un nicho específico
Empresas en sectores donde las tecnologías digitales no aportan valor significativo al cliente final ni a la operación intrínseca.
Falta de visión por parte de las posiciones de liderazgo
En algunos casos extraños, cuando el o los líderes de una empresa no tienen la visión o voluntad de mejorar la empresa.
Fases del desarrollo de un plan de transformación digital
Evaluación Inicial
El primer paso es analizar el estado actual de la empresa. Esto incluye revisar estrategias, procesos, tecnologías y estructuras existentes para identificar áreas que necesitan mejoras. La evaluación inicial ayuda a entender las fortalezas y debilidades de la empresa en términos de digitalización. Es como una foto de lo que actualmente se tiene para entender en qué tenemos que trabajar.
Definición de Objetivos
Una vez evaluada la situación actual, se deben establecer objetivos claros y medibles. Estos objetivos deben estar alineados con la estrategia general de la empresa y enfocados en mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente. Para definir estos objetivos se recomienda que estén presentes los tomadores de decisiones más importantes de la empresa para que exista alineación y enfoque. Pueden definirse objetivos a nivel de empresa y luego a nivel de departamentos.
Diseño de la Estrategia
En esta fase, se seleccionan las tecnologías y herramientas adecuadas para alcanzar los objetivos definidos. También se planifican los cambios necesarios en los procesos y estructuras organizativas, asegurando que todos los componentes del plan estén bien integrados. Es importante que los recursos adecuados estén asignados al proyecto de implementación para que no existan retrocesos o incumplimientos por falta de recursos.
Implementación
La implementación implica la ejecución del plan, llevando a cabo los cambios tecnológicos y estructurales necesarios. Es crucial gestionar el cambio de manera efectiva, comunicando claramente con el equipo y asegurando una transición suave hacia los nuevos sistemas y procesos. Aquí es clave tener una estrategia específica para la implementación para asegurar que se lleve a cabo correctamente. También es necesario dar la autoridad necesaria a los responsables de implementación para que todo el equipo interno esté alineado.
Monitoreo y Evaluación
Después de la implementación, se debe monitorear continuamente el progreso y evaluar los resultados. Esto incluye el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y realizar ajustes necesarios para asegurar que los objetivos se están cumpliendo. La mejora continua es esencial en esta fase, ya que permite identificar áreas de oportunidad y optimizar los procesos de manera constante, asegurando que la transformación digital evolucione y se adapte a las necesidades cambiantes de la empresa.
Retos y recomendaciones
Implementar un plan de transformación digital no está exento de desafíos. Algunos de los principales retos incluyen la resistencia al cambio por parte del personal, la necesidad de formación y capacitación, y la gestión de los costos asociados con la adopción de nuevas tecnologías. Aquí hay algunas recomendaciones para superar estos desafíos
Resistencia al cambio
Involucrar a todos los niveles de la organización desde el principio y comunicar claramente los beneficios de la transformación digital. Lo más probable es que no todos estén de acuerdo con el cambio, pero al comunicar mitigamos la inherente resistencia al cambio que existe naturalmente en las empresas.
Formación y capacitación
Proporcionar formación adecuada y continua para garantizar que el personal esté cómodo y capacitado para usar las nuevas tecnologías. Un plan de soporte adecuado para que tengan acceso a solución de dudas.
Costos asociados
Planificar y presupuestar cuidadosamente para gestionar los costos, considerando tanto los gastos iniciales como los costos de mantenimiento a largo plazo. Existen muchos costos involucrados en la transformación de los cuales muchas veces es difícil entender el retorno, se recomienda tener claridad del ROI de cada componente de implementación para priorizar y costear.
Gestión del cambio
Desarrollar una estrategia clara de gestión del cambio que incluya una comunicación efectiva y el apoyo necesario para facilitar la transición. Asignar un responsable interno que tenga el carisma y la autoridad para llevar a cabo el cambio es clave para el éxito de la implementación.
Mejora continua
Implementar un plan de mejora continua para monitorear y evaluar los resultados, identificar áreas de oportunidad y ajustar el plan según sea necesario.
Conclusión
Un plan de transformación digital es esencial para cualquier empresa que desee mantenerse competitiva en el entorno actual. Proporciona una hoja de ruta para integrar tecnologías avanzadas en todos los aspectos del negocio, mejorando la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Este proceso es constante, pero satisfactorio y con resultados a mediano plazo si se implementa correctamente. Una vez este proceso sea parte de la cultura empresarial, tendrás crecimiento orgánico garantizado.
