Introducción
Si nuestra visión para nuestras empresas es que operen de forma eficiente es importante que logremos identificar y clasificar los tipos de procesos con los que estamos trabajando. En este blog explicaré algunos de los tipos más comunes de procesos que existen y en los que podemos clasificar para luego hacer eficientes.
Algo muy importante a mencionar es que es posible clasificar un proceso en más de un tipo, pero todo depende de cómo queremos visualizarlo y comunicarlo. Naturalmente los procesos lineales es la forma más fácil de entender un proceso y comunicarlo a nuestro equipo, por lo que muchas veces es conveniente romper un proceso de tipo árbol en varios procesos de tipo lineal. Esto nos ayuda en la comunicación con nuestro equipo interno y en la documentación del proceso.
Procesos Lineales
Características
Los procesos lineales son aquellos en los que las tareas se ejecutan en una secuencia específica, una después de la otra. Cada tarea debe completarse antes de que la siguiente pueda comenzar, y no hay desviaciones en el flujo de trabajo.
Ejemplos
Proceso de contratación: recepción de CVs -> entrevistas iniciales -> entrevistas finales -> oferta de trabajo.
Proceso de facturación: creación de factura -> aprobación -> envío al cliente -> recepción de pago.
Ventajas y Retos
Los procesos lineales son fáciles de entender y gestionar debido a su naturaleza secuencial. Sin embargo, pueden ser inflexibles y no adaptarse bien a cambios inesperados o excepciones. Esto último hace que si una etapa falla se puedan retrasar considerablemente, especialmente cuando los recursos asignados no pueden pueden resolverlo por sí mismos.
¿Cómo automatizar un proceso lineal?
La automatización de procesos lineales puede lograrse utilizando herramientas como Make, Zapier o Power Automate. Estas herramientas permiten diseñar flujos de trabajo paso a paso, automatizando cada tarea según la secuencia establecida, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo manual.
Procesos Iterativos
Características
Los procesos iterativos se repiten múltiples veces hasta alcanzar un resultado deseado. Cada iteración permite ajustes y mejoras basadas en la retroalimentación o resultados anteriores. Este tipo de proceso es muy útil en tareas que requieren de creatividad y estrategia, ya que permiten mejorar el resultado en cada iteración.
Ejemplos
Desarrollo de software: planificación -> diseño -> implementación -> pruebas -> revisión -> repetición hasta alcanzar el objetivo.
Campañas de marketing: diseño de campaña -> lanzamiento -> análisis de resultados -> ajuste de estrategia -> repetición.
Ventajas y Retos
La principal ventaja de los procesos iterativos es su capacidad para mejorar continuamente. Sin embargo, pueden consumir mucho tiempo y recursos si no se gestionan adecuadamente. Si no se gestiona correctamente utilizando alguna metodología, puede llevar a frustraciones por falta de resultados y compromisos de fechas de entrega.
¿Cómo automatizar un proceso lineal?
Para automatizar procesos iterativos, se pueden utilizar herramientas como Airtable y Make, que permiten configurar ciclos de retroalimentación y mejora continua. Estas herramientas ayudan a monitorizar el progreso y realizar ajustes automáticamente en cada iteración. Así mismo existen herramientas de administración de proyectos como Notion y Monday que tienen configuraciones preestablecidas para administrar estos ciclos de forma adecuada.
Procesos Paralelos
Características
En los procesos paralelos, varias tareas o actividades se ejecutan simultáneamente. Estas tareas pueden ser independientes entre sí o requerir coordinación en ciertos puntos. Tienen la característica que pueden tener 2 o más grandes procesos sucediendo simultáneamente que deben finalizar al mismo tiempo o muy cerca para que sea eficiente el resultado.
Ejemplos
Desarrollo de productos físicos: diseño -> desarrollo de hardware -> desarrollo de software -> pruebas integradas.
Desarrollo de edificios de apartamentos: diseño -> construcción -> mercadeo y ventas -> entrega de inmuebles vendidos.
Ventajas y Retos
Los procesos paralelos pueden acelerar significativamente la finalización de proyectos al permitir que múltiples tareas se realicen al mismo tiempo. Sin embargo, requieren una cuidadosa coordinación y comunicación para evitar conflictos y garantizar que todas las partes trabajen en armonía. Ej: No vender un apartamento que no existe.
¿Cómo automatizar un proceso lineal?
Este tipo de procesos al igual que los de tipo árbol son mejor gestionados por medio de aplicaciones internas. Bubble, Airtable y PowerApps nos permiten crear aplicaciones de uso interno donde podemos gestionar ambos procesos y configurar los puntos de conexión de forma eficiente, ya sea creando notificaciones automáticas o intercambio de información integrada en un mismo lugar.
Conclusión
Existen diferentes tipos de procesos, para automatizar y digitalizar es importante saber identificarlos correctamente. La estrategia de digitalización para uno es diferente, y depende de la naturaleza del proceso y nuestras necesidades. Mi recomendación general es romper los procesos en pasos simples y entendibles, cuando los procesos se vuelven muy grandes, romper en subprocesos nos dará mayor claridad.
